Avisos | Alinhamentos

Alinhamento - nota fiscal antecipada

Assunto: Nota fiscal antecipada é permitido somente para Órgãos Públicos e casos excepcionais ( verificar a autorização  com financeiro) estão autorizados!
Data postagem no grupo: 17/05/201.
Link da postagem: https://bitrix.grupomultigestao.com.br/company/personal/user/22/blog/772/

Outro informativo sobre Nota fiscal antecipada

Criada pelo Felipe e postada em 14/04/2023.

Recentemente foi publicado no Bitrix o novo fluxo da ROTINA DE SUSPENSÃO. Agora quero alertar para alguns outros pontos que são importantes para vocês.

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Aviso - Nota antecipada

Alinhamento - procedimentos gerais - comercial e suporte

Conforme alinhamento entre Daiana, Douglas e a diretora Daniela Rosa, segue procedimentos a serem feitos nas situações a seguir:

Data do alinhamento: 27/04/2023 - Objetivos gerais apontados pela Dani para ambos os setores:

PROCEDIMENTOS GERAIS

1. Registro de informações no CP: sempre atualizar as movimentações (comunicações com o cliente) de maneira completa na sua ficha de cliente.

Exemplos:

a) Ligou e cliente não atendeu? Informar na movimentação que fez a tentativa de contato e o cliente não atendeu. Sempre informar o motivo do contato (retorno de erro, venda, oferecimento de produto etc).

b) Quer encerrar um agendamento? Abra a movimentação, conclua o agendamento (não coloque pontos [...] nunca) e registre o que você fez. Ex. concluindo agendamento, abri ficha errada etc.

2. Movimentar ações feitas no BITRIX: Colar link do BITRIX da conversa/tarefa/negócio/card que foi realizada com o cliente. Não espere o final da tratativa, na primeira interação já inclua o link..

Ex. Venda de intimação – link. Dúvidas de uso

– link; reclamação de movimento; tem dúvidas na contratação – link; negociação para fica no integra – link.

3. Boletos em aberto: toda vez que você falar com um cliente e identificar que existem boletos em aberto, deve-se alertar o  cliente. Em caso de novas vendas, pode-se efetuar a venda e cobrar o cliente educadamente.

4. Treinamentos específicos para clientes: Existe a demanda deste treinamento mais detalhado para alguns clientes, equipe do suporte terá disponível atendente para este atendimento, definição de dias e turnos que a equipe comercial pode informar para os clientes.

5. Agendamentos:

Melhorar a organização e registro dos agendamentos e utilizar sempre os tipos já existentes, sendo:

 #venda/tratativas com contato
 #venda/tratativas sem contato
 #tratativas sem contato
 #onboarding 1º contato
 #suporte

6. Cadastros duplicados

Objetivo: procedimento a ser realizado para cadastros novos (duplicados) Equipe responsável: A central será a responsável por tratar todos os cadastros duplicados.

Ações importantes da tarefa (cadastros no geral): Habilitar intimação, tentar fazer o onboarding (ligação), apresentar o sistema, agendar treinamentos, incluir mais produtos (verificar se tem mais advogados, se possui mais estados e beneficiários).

Ações importantes da tarefa (duplicados): Tudo do item acima e + informar a duplicidade, fazer o ajuste do
cadastro e verificar qual ficha deseja ser mantida.

7. Orçamentos

Detalhar os serviços, valores, em documento bonitinho, acompanhar. Tem procedimento consultivo – processo de análise da demanda, definir quais produtos o cliente, avalia os valores, demanda mais tempo.

PROCEDIMENTOS RELACIONADOS A VENDAS

1. Contratação de produto/serviço por terceiros: Qualquer terceiro pode realizar contratação de qualquer serviço ou realizar upgrade desde que confirme os dados corretamente. Se já for cliente, verificar a atualização dos dados (confirmar dados já inseridos, corrigir telefone etc) e enviar cópia para o contratante/administrador. Se o terceiro sugerir alteração de dados sensíveis (que podem afetar a responsabilidade do sistema, por exemplo) aí devemos validar com o titular.

2. Regras para agendamentos:

Quando cadastrar um agendamento:

Agendamento – com orçamento enviado e tratativas em andamento:
Prazo de 2 dias úteis – Renovado por mais 4: prazo máximo 6 dias.

Obs.: Neste caso estamos conversando com o cliente, tivemos Contato.

Resumo da movimentação: #venda em andamento

Importante: deve-se especificar qual o produto/serviço está relacionado ao
contato.

Agendamento – sem contato o cliente – não consegui falar com ninguém:

Prazo de 2 dias. Prazo máximo 2 dias.

Obs.: Em casos de exceção da exceção conversar com o gestor.

Resumo da movimentação: # Tentativa – contato suporte/retorno dúvida.

Importante: deve-se especificar qual o produto/serviço está relacionado ao contato.

Fora esses prazos dar prioridade para resolver o problema ou solicitação do cliente – quem atender resolve, atende, vende etc.

Importante:

 Desconsiderar agendamento maiores que 7 dias ou sem caso validado pelo gestor.

 Desconsidera agendamento para onboarding / inativação.

3. Nova contratação de outro serviço diferente do agendamento:

Cliente possui um agendamento com colaborador X sobre o serviço Y. Se cliente entrar em contato ou solicitar contratação de outro serviço diferente do que consta agendado, quem atendê-lo poderá efetivar a contratação do serviço em si. O serviço que consta com o agendamento fica com o responsável inicial pelo agendamento.

4. Retirar o agendamento de vendas já realizadas: Toda e qualquer venda já realizada, o colaborador responsável pela venda efetuada, deverá retirar o agendamento sobre o serviço X em questão. Caso o cliente entre em contato para upgrade ou novo serviço a responsabilidade fica com quem atendeu.

5. Inativação manual: Cliente foi inativado manualmente e liga para recontratar. Deve-se verificar quem é o responsável pela inativação e passar o contato para ele desde que o  contato e inativação tenha sido realizado nos últimos 15 dias. Se superior a 15 dias, pode efetuar a recontratação (qualquer pessoa). Necessário que o cliente responda a mensagem, mesmo que de forma negativa.

Exemplo: Não tenho interesse na contratação neste momento.

A agenda conta 15 dias após a data de inativação.

6. Inativação automática: Cliente foi inativado automaticamente e liga para recontratar. Pode efetuar a recontratação (qualquer pessoa).

7. Recontratação com dívida:  Dívida anterior a 1 ano: Abonar a dívida e faz a contratação , a venda para este cliente não pode efetuar desconto, exceto se vier através de campanha de disparo. (qualquer pessoa).

8. Vendas (receptivo) - Cliente fez o contato (chat, e-mail, fone e whats) Missão: vender melhor e mais rápido e não perder a oportunidade da decisão.

1º PASSO – o que fazer? Abrir a ficha e verificar: existe agendamento com # de VENDA dentro de um prazo de 2D ou no máximo de 6D (somente esses) repassa para a equipe de venda efetuar o atendimento/venda na hora!!!

Transferência do atendimento para a equipe de venda: encaminhar para o colaborador que tem o agendamento, se ele não responder, encaminhar para qualquer um que esteja liberado na hora. A questão da comissão, posteriormente será tratada entre a equipe de vendas (Gestor fica a cargo de organizar). Importante: se tem agendamento, porém sem contato, pode seguir o atendimento normal.

2º PASSO – não tem agendamento: FAZER A VENDA!

Exemplo:

a) Cliente no chat pedindo valor de movimentação, posso mandar o valor já no chat? SIM. Posso mandar no chat ou no e-mail. (deve cobrar retorno desse e-mail - aguarda até 2 dias – pode agendar conforme regra)

b) Está no telefone e pediu o valor para duas pesquisas e dois advogados.

Posso indicar o valor por e-mail ou fone? Sim.

c) Ligou pedindo valor do benificiário. Posso mandar o valor por e-mail?

SIM. (deve cobrar retorno desse e-mail - aguarda até 2 dias – pode agendar conforme regra)

3º PASSO: Cliente está pedindo valores, porém não tem a decisão tomada, apenas especulação, pode e deve repassar para o comercial para que faça o processo de convencimento e trabalho de persuasão...

9. Cliente com vendedor responsável está ausente ou férias (comercial ou suporte): Caso cliente entre em contato com o suporte/comercial e o vendedor responsável estiver de férias ou ausente, outro colega do comercial poderá atendê-lo e efetivar a venda. Comissão: Em caso de férias vai para o vendedor que efetivou a venda; em caso de ausência vai para vendedor que fez a tratativa inicial.

ALINHAMENTO DE OBJETIVOS e REGRAS ENTRE COMERCIAL X SUPORTE - 2.pdf

Alinhamento - gestão inversa - cliente Ponline

Quem é um cliente PONLINE?

É o cliente que usa e paga apenas o SOFTWARE INTEGRA COM O PROMAD e possui as leituras/UFS e robôs com a POL.

Toda vez que ativarmos ou inativarmos ou aqui do lado do PROMAD ou da POL, é necessário que a pessoa que fez tal ato abra uma tarefa de GESTÃO INVERSA:

I) Cliente é Ponline e pede cancelamento de uma Uf/produto na POL:

Ação: CR POL ajusta assinatura e abre tarefa de gestão inversa para o Promad ajustar no CP/Integra.

 

II) Cliente é Ponline e pede "somente" o cancelamento da integração com Promad/Software

Ação: CR Pol remove o cliente do contrato Ponline(lado da POL) , após abre tarefa de gestão inversa para o Promad inativar este beneficiário (remover as leituras de intimações do CP).

Importante: CR Promad contata o cliente para validar e informar que não receberá mais intimações no software em virtude do cancelamento com a POL  e questiona se o contrato do Integra permanecerá.

III) Cliente é Ponline e pede o cancelamento de todos os serviços com a POL mas vai ficar com a assinatura do Integra

Ação: CR Pol remove o cliente do contrato Ponline(lado da POL) , após abre tarefa de gestão inversa para o Promad inativar este beneficiário (remover as leituras de intimações do CP). 

Importante: CR Promad deixa registrado que cliente só usa o integra sem leituras. 

IV) Cliente é Ponline "mas" pede o cancelamento de sua assinatura (Software ou Software+Leituras) para a CR Promad ou é cancelado por inadimplência

Ação: CR Promad deverá abrir a tarefa de gestão inversa para CR POL proceder com as devidas inativações ou ajustes, informar qual leitura foi cancelada . Após CR POL concluir as ações, deverá responder na tarefa dando ok para quê a CR Promad possa concluir as ações/ajustes.

Abaixo segue os modelos de tarefas já disponíveis:

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Ata da reunião de alinhamento do dia 07/07/2023

Segue ata da reunião realizada com a equipe de suporte.

Reunião realizada 07/07/2023 – 08:30hs

Participantes: Angélica – Bruna - Bruno- William – Fernanda – Chauane – Jéssica- Kauana – Monique

Alinhamentos:

·        Registro no CP – Registro nas fichas no CP precisam ter mais riqueza de detalhes, principalmente quando o atendimento for realizado por telefone, visto que, ajuda na identificação de possíveis problemas

·        Cancelamento de boleto – Toda vez que cancelar contrato, o  cliente deve ser avisado independente do canal que for atendido, pra não pagar o boleto vigente  – pra não ocorrer reembolso.

·        Tirar dúvidas com Felipe – Coisas básicas e dúvidas gerais, tirar na equipe ou com a Daiana. Com o Felipe falar apenas referente a migração de dados e  sobre tarefas que envolvem o TI.

·        Retenções –A Taxa de retenção está muito baixa. Precisamos melhorar a argumentação com os materiais disponibilizados.

·        Feedbacks e plano de desenvolvimento- em 3 meses novo feedback., DHO irá acompanhar.

·        Tarefas atrasadas e postergadas com prazo vencido. - Colaboradores estão adiando as tarefas criadas sem questionar o gestor imediato. Se tem um prazo estipulado, esse prazo precisa ser cumprido.

·        Respostas dos cards sem sentido – Cuidar o que está sendo enviado de resposta do cliente, o card está retornando várias vezes após resolução do card, sem resolver ou solucionar o pedido do cliente.

·        Monique é da célula de cobrança. A mesma tem suas atividades de cobrar e não prestar suporte pros clientes e colegas o tempo todo. Ajudará na escala quando solicitada pela Daiana.

·        Acesso ao sistema de clientes – Não devemos acessar o sistema dos clientes para olhar(abrir) intimações e agenda, fica LOG. As intimações devemos olhar pelo CP, os agendamentos devemos pedir usuário e senha em virtude de processo e LGPD.

·        Ativação de publicações com vários erros de grafia: publicações com vários erros de ativação, vindo na homologação e a POL reclamando, por erro bobo de grafia. Mais atenção!

·        Ativação e contratação de leitura com a OAB errada. Devemos ter cuidado com as informações cadastradas, principalmente quando envolver leituras. Cliente ativo erroneamente, não receberá intimações.

Definições:

·        Ativação de beneficiário e onboarding. – Ficou definido ainda que semanalmente 1 colaborador ficará responsável por essa demanda. 

·        Migração de sites V1 e V2 para V3 – Faremos uma campanha para realizarmos a migração.

·        Base de conhecimento foi atualizada e está disponível no link https://ajuda.grupomultigestao.com.br/shelves/promad

·        Tarefas criadas pela gestão serão criadas semanalmente por colaborador.

Reunião 07-07.docx

 

Aviso de mudança de layout - Sistema PROJUDI RR

COMUNICADO IMPORTANTE

Identificamos que o sistema PROJUDI RR apresentou alterações nos parâmetros de layout no painel do advogado e de procuradoria, motivo pelo qual o nosso acompanhamento foi comprometido. A mudança no acesso via SSO (single sing-on) cumpre as orientações do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

Mais informações: https://drive.google.com/file/d/12XlbVFRuKNp3B1NLta0LYODr_4qgHAI0/view

 Indicamos que durante este período o acompanhamento seja realizado exclusivamente por meio do sistema do Tribunal.

 Nossa equipe está em alerta e trabalhando para regularizar o envio das suas intimações.

Obs: Essa informação foi postada no sininho de notificação dentro do Integra no dia 26/06/2023 e via email para todos os clientes que possuem esse robô ativo.

Jornal/Jornais com atraso - atraso nas publicações

Local onde identificamos se tem algum atraso em jornal específico e por ventura, atraso na inclusão das intimações/publicações no sistema:

Local: https://bitrix.grupomultigestao.com.br/calendar/

OBS: Olhar a data em questão e qual Diário/estado está com atraso. 

Este local é atualizado por algum colaborador do Operacional. 

Comunicado - JPE TJMG 2º GRAU- comprometimento de captura

AVISO DISPARADO 21/07/2023 PARA OS CLIENTES QUE USAM JPE TJMG 2º GRAU

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Comunicado - JPE TJMG 2º GRAU- captura normalizada

Disparo enviado no dia 27/07 . Robô com a captura normalizada;


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Cliente que pulou boleto - pagou boleto errado

IMPORTANTE 🚨

Identificamos alguns clientes que estão suspensos há aproximadamente 2 a 3 meses por falta de pagamento do boleto. Caso esses clientes tivessem recebido acompanhamento adequado, poderiam ter evitado essa suspensão.

Um exemplo disso é a cliente Grasiele, que foi destacada nas imagens. Ela entrou no relatório de suspensos em 13/07 e ainda permanece suspensa (de forma correta) porque pagou o mês de JULHO, mas ainda possui débito referente ao mês de JUNHO.

No dia 05/08, será possível cancelar o boleto referente a junho e compensar o valor pelo débito de julho, que foi pago indevidamente, devido à suspensão praticamente integral da vigência de 20/07 a 05/08.

Diante dessas situações, solicito que, ao receber a ficha que vem do relátório de suspensos, informem a Monique imediatamente, para que ela possa tentar contato com o cliente e informá-lo sobre o débito pendente enquanto ainda é devido.

Uma outra medida que adotaremos é que, caso a Monique não consiga contato com o cliente naquele momento, irei agendar o cancelamento do boleto em débito e compensar o valor através do boleto que será gerado futuramente, evitando assim prejuízos indevidos ao cliente e possibilitando a liberação do serviço.

Nosso objetivo é garantir um melhor atendimento aos clientes e evitar suspensões desnecessárias. 

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Contamos com a colaboração de todos.

Melhorias realizadas no Integra - Janeiro a Junho 2023

Segue novidades realizadas: 

1. Novo módulo de Agenda
2. Aba: Andamentos
3. Edição de cálculos
4. Relatório – mais campos extras na ficha processos – os campos extras aparecem. Filtro por valor da causa
5. Relatório de bens
6. Relatório de dados adicionais
7. Relatório – todos os processos últimos 10 andamentos.
8. Relatório – movimentar em bloco – adicionado mais opções. Comarca, área de atuação
9. Relatório – filtro por data de inativação (todos os processos que foram inativados)
10. Novos campos do menu Financeiro – inclusão da data do pagamento.
11. Dashboard com novos indicadores – Proc. judicial e administrativo
12. Dashboard com novos indicadores - exportar os aniversariantes.
13. Possibilidade de ocultar as dicas para ocupar menos espaços
14. Cadastro rápido de clientes e processos + alteração do ícone
15. Ficha do cliente tem movimentações – tipo de movimentação – para registrar uma movimentação, o usuário poderá indicar o tipo de contato: Presencial whats... etc.
16. Relatório de combos editáveis
17. Funcionalidade de Tema dark: o usuário opta pelo tema claro, escuro ou automático (adaptável conforme o horário: escuro a partir das 18h),
18. Avatar com foto
19. Busca pela OAB (em testes)

Teste melhorias - EM CONSTRUÇÃO

Melhorias e funcionalidades disponibilizadas - jan a jul/23

Acompanhe todas as melhorias/funcionalidades desenvolvidas pelo INTEGRA neste primeiro semestre:

Módulo exclusivo para a apresentação de andamentos do processo e também seu controle de andamentos que permite que o escritório tenha um controle maior dos processos que estão sendo capturados ou não.

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Este módulo teve diversos desenvolvimentos importantes, sendo eles:

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    1. Os agendamentos que você enviou e os que foram destinados a você, diretamente ou só para acompanhamento, aparecem juntos. Isso melhora a visão de quem precisa cumprir os agendamentos, visto que fica tudo "separado".
    2. Na listagem, ficou mais claro saber para quem você destinou determinada tarefa. Então, em casos de conferência, com poucos cliques você já identifica quem é o responsável. Ah, fica ainda melhor quando os usuários colocam um avatar personalizado. (Veja o item Geral)
    3. Ainda na listagem, você consegue saber se aquele agendamento é vinculado a cliente, processo e/ou publicação. pois adicionamos estas informações em uma posição de fácil acesso.
    4. Agendamentos atrasados/vencidos. Chega de realizar diversos filtros para localizar algo pendente. Use as visões de planejador ou prazos.
    5. Imagine, tentar agendar uma reunião e o responsável está fora do escritório ou ocupado? Gerencie de maneira simples a agenda individualizada ou de todo o escritório.
    6. Planejar o dia seguinte ou a próxima semana? Simples, basta usar uma das visões disponíveis ou os filtros rápidos de Próximos 7, 15 ou 30 dias.
    7. Defina um único responsável para o agendamento e se ainda assim precisar que outras pessoas participem, libere o acesso agenda de todo o escritório ou adicione as pessoas como OBSERVADORES do agendamento. Elas terão uma aba específica que mostra tudo que precisa da atenção dela.

Chega de falar, veja em imagens os itens indicados acima:

VISÕES

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Aviso - extensões permitidas para upload no INTEGRA

Estas são as extensões permitidas para upload no INTEGRA:

EXTENSÕES: