Etapas de importação/migração de dados
É possível realizar uma importação/migração de dados de uma planilha para dentro do INTEGRA, entretanto, são necessários alguns requisitos e etapas listadas abaixo:
1. Interesse
- Uma demanda de importação surge a partir do interesse do cliente ou por oferecimento da equipe. Atualmente, existem 03 (três) modelos para importação, sendo:
- Planilha de processos
- Planilha de clientes - pessoa física
- Planilha de clientes - pessoa jurídica
Importante: deve-se sempre questionar a real necessidade do cliente e, principalmente, quais as informações ele deseja importar. Este ponto indicará qual o modelo de planilha será enviado ao cliente, veja abaixo:
Imagine que o cliente deseja importar os seus processos e possui somente o nome do cliente, neste caso basta enviar a planilha de processos. Agora, se ele tiver outros dados do cliente (cpf, telefone, endereço...) deve-se enviar a planilha de clientes pessoa física e jurídica.
2. Envio das planilhas
- De acordo com a definição acima, deve-se encaminhar as planilhas para o cliente e aguardar o retorno delas.
Importante: o colega que enviar as planilhas é responsável por recebê-las e conferir se os dados estão preenchidos no nosso formato e se os obrigatórios estão devidamente preenchidos.
3. Validação
- Etapa para validação da planilha e apontamento de eventuais correções. Receber o retorno das planilhas e avaliar se estão no formato correto ou se existem pendências, por exemplo, linhas/colunas sem os campos obrigatórios preenchidos etc.
- Dados estão incorretos: Retornar para ajuste do cliente.
- Dados corretos: Abrir tarefa de importação com o nome: 333 - Migração de dados - [Ficha] - [Nome do cliente] e aguardar o prazo de validação da TI.
- Prazo: o prazo para validação é de até 05 dias úteis
Obs.: a pessoa que efetuar a validação vai retornar um comentário na tarefa informando se a planilha foi efetivamente validada ou se são necessários ajustes por parte do cliente. Se validada, seguirá para a etapa de importação e caso tenha ajustes, deve-se devolver para o cliente e explicar que o prazo de validação será estendido.
- Ao receber o OK da validação, deve-se proceder a contratação e geração do boleto.
4. Importação
- O procedimento de importação é simples e pode acontecer em alguns minutos, porém é considerado o volume de dados e a fila de importações já em andamentos, por este motivo o prazo indicado é de até 15 dias úteis. De acordo com o volume, pode ser necessário realizar o procedimento fora do horário de expediente.
5. Finalização
- O responsável pela importação responderá, via comentário na tarefa, a finalização do procedimento.
- O responsável pelo contato com o cliente deve informar o cliente e finalizar a tarefa.
Modelo de planilha para envio do cliente:
- Modelo - importacao - INTEGRA - Clientes - Pessoa - Fisica.xls
- Modelo - importacao - INTEGRA - Clientes - Pessoa - Juridica.xls
- Modelo - importacao - INTEGRA - Processos.xls
Mapeamento (relacionamento das colunas) do backup de dados - para MIGRAÇÃO para outra empresa
Para que serve o mapeamento?
É bem comum o cliente cancelar o contrato do INTEGRA e solicitar o backup de dados e documentos inseridos, afinal dos dados armazenados é dele! Normalmente o cliente alega que não consegue localizar os dados, porém enviamos apenas em formato CSV (formato exato para migração para outro sistema) e ele não consegue abrir esse formato para visualizar e ler no computador.
Segue em anexo um mapeamento criado pelo Gabriel ( TI PROMAD) de relacionamento entre tabelas/arquivos. (como relacionar tabelas existentes no backup, isto é, saber se a movimentação X é do cliente X.)
Esse mapeamento deve ser enviado ao cliente, para que ele destine para o TI da futura empresa ( para onde ele está migrando).