Ata da reunião de alinhamento do dia 07/07/2023

Segue ata da reunião realizada com a equipe de suporte.

Reunião realizada 07/07/2023 – 08:30hs

Participantes: Angélica – Bruna - Bruno- William – Fernanda – Chauane – Jéssica- Kauana – Monique

Alinhamentos:

·        Registro no CP – Registro nas fichas no CP precisam ter mais riqueza de detalhes, principalmente quando o atendimento for realizado por telefone, visto que, ajuda na identificação de possíveis problemas

·        Link das tarefas criadas no Bitrix: Todas as tarefas devem ser registradas na ficha do CP. Assim todos os atendentes conseguem identificar rapidamente do que se refere a tarefa e como está o andamento.

·        Cancelamento de boleto – Toda vez que cancelar contrato, o  cliente deve ser avisado independente do canal que for atendido, pra não pagar o boleto vigente  – pra não ocorrer reembolso.

·        Tirar dúvidas com Felipe – Coisas básicas e dúvidas gerais, tirar na equipe ou com a Daiana. Com o Felipe falar apenas referente a migração de dados e  sobre tarefas que envolvem o TI.

·        Retenções –A Taxa de retenção está muito baixa. Precisamos melhorar a argumentação com os materiais disponibilizados.

·        Feedbacks e plano de desenvolvimento- em 3 meses novo feedback., DHO irá acompanhar.

·        Tarefas atrasadas e postergadas com prazo vencido. - Colaboradores estão adiando as tarefas criadas sem questionar o gestor imediato. Se tem um prazo estipulado, esse prazo precisa ser cumprido.

·        Respostas dos cards sem sentido – Cuidar o que está sendo enviado de resposta do cliente, o card está retornando várias vezes após resolução do card, sem resolver ou solucionar o pedido do cliente.

·        Monique é da célula de cobrança. A mesma tem suas atividades de cobrar e não prestar suporte pros clientes e colegas o tempo todo. Ajudará na escala quando solicitada pela Daiana.

·        Acesso ao sistema de clientes – Não devemos acessar o sistema dos clientes para olhar(abrir) intimações e agenda, fica LOG. As intimações devemos olhar pelo CP, os agendamentos devemos pedir usuário e senha em virtude de processo e LGPD.

·        Ativação de publicações com vários erros de grafia: publicações com vários erros de ativação, vindo na homologação e a POL reclamando, por erro bobo de grafia. Mais atenção!

·        Ativação e contratação de leitura com a OAB errada. Devemos ter cuidado com as informações cadastradas, principalmente quando envolver leituras. Cliente ativo erroneamente, não receberá intimações.

Definições:

·        Ativação de beneficiário e onboarding. – Ficou definido ainda que semanalmente 1 colaborador ficará responsável por essa demanda. 

·        Migração de sites V1 e V2 para V3 – Faremos uma campanha para realizarmos a migração.

·        Base de conhecimento foi atualizada e está disponível no link https://ajuda.grupomultigestao.com.br/shelves/promad

·        Tarefas criadas pela gestão serão criadas semanalmente por colaborador.

Reunião 07-07.docx